[신입사원을 위한 Tip #1] 인사와 호칭 편

 

 

학생 때와는 사뭇 다른, 회사 생활에서 지켜야 할 올바른 매너, 얼마나 알고 계신가요? 늘 헷갈리는 비즈니스 매너! 지금부터 알아보도록 하겠습니다.

 

​오늘로 입사한 지 10일이 된 김OO 사원의 출근길. 말끔한 정장 차림의 김 사원은 누가 봐도 멋진 사회인의 모습입니다. 발걸음도 경쾌하게 회사 건물에 들어서자 옆 팀 과장님과 마주쳤습니다. 안면은 있지만 개인적인 친분은 없는 터라 서로 민망할 것 같아 눈인사로 대신하고 엘리베이터에 탔습니다. 출근길이라 엘리베이터는 만원이었는데요. 때마침 걸려온 업무 전화에 신입사원의 패기로 큰 목소리로 응대합니다. 8시 58분에 사무실에 도착. ‘9시까지 출근이니 시간을 정확히 맞췄네.’라고 생각하며 주위를 둘러보니 모두 자리에서 무척이나 바빠 보입니다. 방해하는 것은 예의가 아니라는 생각에 조용히 자리에 앉아 업무 시작을 준비합니다… (중략)

 

​김 사원의 출근길에서 여러분은 잘못된 점을 몇 가지나 찾아내셨나요? 만약 김 사원의 출근길에서 잘못된 점을 4가지 이상 발견하지 못했다면 멋진 회사원이 되기 위해 조금 더 노력이 필요합니다.

그럼, 지금부터 인정받는 직장인의 첫 걸음, 비즈니스 매너 기본상식을 본격적으로 확인해보겠습니다.

 

 

인사만 잘해도 반은 성공!

 

한 취업 포털사이트의 조사에 따르면 ‘신입사원에게 가장 필요한 덕목은 무엇인가‘라는 질문에 ‘기본 인성·예의‘를 63% 이상으로 가장 많이 꼽았습니다.

이처럼 직장선배들이 신입사원에게 원하는 것은 업무 능력보다 인성과 예의를 원하고 있고, 이를 보여주는 가장 기본적인 태도가 바로 ‘인사하기’입니다. 인사만 열심히 해도 1년 후 예의 바르고 기본이 된 사람이라는 평판을 듣게 될 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

■ 출근인사

 

출근 시에는 밝은 미소로 사무실에 들어서며 큰 소리로 “좋은 아침입니다.” 또는 “안녕하십니까?”라고 인사하는 게 무난합니다. 상사나 동료가 출근했을 때 바라보며 인사하고, 상대방이 먼저 건네는 인사에 답을 해주는 것도 중요합니다.

​인사란 주고 받는 것이기 때문입니다.

 

특히 출근해서 사무실에 들어섰을 때 모두 자리에서 업무를 시작한 것 같아 큰 소리를 내기가 쑥스럽기도 하고 방해하면 예의가 아닌 것 같다는 생각에 조그마한 소리로 속삭이듯 인사하며 자리에 앉는 것은 잘못된 행동입니다. 출근을 한 건지 안 한 건지 파악할 수 없는 이런 상황이 쌓이면 본인의 신뢰도에도 큰 손상이 갈 수 있으니 주의하는게 좋습니다.

 

​만약 지각을 한 경우에는 “늦어서 죄송합니다.”라고 확실하게 이야기하고 같은 실수를 반복하지 않는 것이 중요합니다. 이 때도 마찬가지로 작은 소리로 인사하고 슬며시 자리에 앉는 것은 피해야 합니다.

 

 

회사 안에서 할 수 있는 인사의 종류는?

 

① 목례: 가벼운 눈인사로 도서관이나 회의실 화장실과 같은 조용한 장소에서 할 수 있는 인사입니다. 하루에 여러 번 마주치는 경우는 목례면 충분합니다.

② 약례: 15도 인사로 급히 지나칠 때 또는 엘리베이터 안 등 좁은 장소에서의 인사입니다.

③ 보통례: 30도 인사로 일반적 상황에서의 인사입니다.

④ 정중례: 두 손을 앞으로 가지런히 모으거나 옆으로 하여 45도로 하는 인사법으로 중요한 손님에게, 또는 깊은 감사나 사죄의 마음을 전할 때의 인사입니다.

 

■ 퇴근인사

 

하루의 시작만큼 마무리도 중요합니다. 다같이 동시에 퇴근하는 경우에는 문제가 없지만, 상급자보다 먼저 퇴근해야 하는 경우에는 어떻게 행동해야 하는지 고민될 수 있습니다.

이런 경우에는 상사에게 다가가 “먼저 퇴근하겠습니다.” 또는 “내일 뵙겠습니다.”라고 인사하고 퇴근하면 됩니다.

자기 자리에서 인사하거나 말없이 퇴근하는 것은 금물입니다. 또한 “수고하셨습니다.”, “수고하세요.”는 일반적으로 윗사람이 아랫사람에게 하는 말이기 때문에 상사에게 건네는 인사로는 부적절하기 때문에 주의해야 합니다.

 

신입사원이 된다면 인사를 해야 하나 말아야 하나 고민될 때는 쭈뼛쭈뼛하지 말고 먼저 인사를 하는게 좋습니다.

​조용한 회의 도중이나 화장실에서 마주친 경우 등을 제외하면 일반적으로 인사는 안 하는 것보다는 하는 것이 당연히 더 좋습니다.

 

 

 

회사에 언니, 형이 있다? 호칭 매너

 

“언니, 이것 좀 봐주실래요?”

“형, 팀장님이 찾으세요.”

 

위의 대화는 보편적으로 회사에서는 일어날 수 없는 대화입니다.

제대로 된 호칭 사용은 직장생활의 기본입니다. 상대방에게 맞는 올바른 호칭은 원활한 인간관계를 유지하고 사회에서 성공하는 데 필수적인 요소입니다.

또 여러 번 만났는데도 얼굴과 이름을 기억하지 못하면 상대방을 무시하는 것은 물론 무능하고 열정이 부족한 사람으로 여겨질 수 있으니 회사 내 상사, 동료, 하급자는 물론 유관부서 및 거래처 분들의 얼굴과 이름을 기억하려는 노력이 필요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

■ 상급자에 대한 호칭

 

상급자의 성과 직위 다음에 존칭을 붙입니다. 성명을 모르면 직위에 ‘님’이라는 호칭을 붙여 “부장님”또는 “허 부장님”이라고 부르시면 됩니다.

 

■ 동급자에 대한 호칭

 

– 직급이 같은 동료 사이에는 성과 직위를 합쳐 “이 대리” 또는 “OO 씨”라고 합니다.

– 직함 없는 입사선배는 “OOO 선배님”이라고 부르되, 꼭 성을 붙여서 부르는 것이 좋습니다.

– 같은 직급이라도 먼저 회사에 입사했거나 나이가 더 많은 경우 ‘님’을 붙입니다. “정 대리님”

 

■ 하급자에 대한 호칭

 

직책이 있는 하급자는 성에 직책을 붙이고, 직책이 없는 경우 이름에 “OO 씨”라고 부릅니다. 하급자라도 나이가 많은 경우에는 적절한 예우가 필요합니다.

 

■ 실수하기 쉬운 존칭

 

듣는 사람이 누구든 자신보다 상급자에 대해 이야기할 때는 높임말을 쓰는 것이 표준 화법입니다. 하지만 상급자에게 차상급자에 대해 말할 때는, 차상급자를 ‘~께서’라는 높임말을 사용하여 호칭하는 것은 잘못된 표현입니다. 예를 들어 신입사원인 경우,

 

① “과장님, 김대리가 전달하라고 했습니다.” (X, 압존법)

② “과장님, 김대리님께서 전달하라고 했습니다.” (X, 지나친 높임)

③ “과장님, 김대리님이 전달하라고 하셨습니다.” (O)

④ “과장님, 김대리님이 전달하라고 했습니다.” (O)

 

많은 분들이 ①번이 옳은 직장화법으로 알고 있지만, 사실 이는 ‘압존법’으로 언어예절에 어긋나는 표현입니다. ‘압존법’이란 문장의 주체가 화자보다 높지만 청자보다는 낮아 그 주체를 높이지 못하는 어법으로 ‘할아버지, 아버지가 아직 안 왔습니다.’와 같은 표현을 말하는데요. 국립국어원에 따르면 아래와 같이 소개하고 있습니다.

 

“압존법은 가족 간이나 사제 간처럼 사적인 관계에서 적용될 수도 있지만 직장에서는 적용되지 않습니다. 따라서 직장에서 윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우, ‘김대리님께서’는 곤란하여도 ‘김대리님이’ 하고, 주체를 높이는 ‘-시-‘를 넣어 ‘김대리님이 이 일을 하셨습니다’처럼 높여 말하는 것이 우리의 언어 예절인 것입니다.” (국립국어원 “표준화법해설1992”)

 

단, ③, ④번이 올바른 표현이라고는 해도 아직 많은 직장 상사분들이 압존법에 익숙한 건 사실입니다. 회사 내 선배들의 활용 사례를 보면서 융통성 있게 사용하는 것이 현명할 수 있습니다.

 

 

 

사물과 문서 속 상사는 높이지 않는다

 

사물 존칭은 사물을 높이는 표현으로 잘못된 표현입니다. 일상 속에서 사물 존칭이 사용될 때가 많기 때문에 각별한 주의가 필요합니다.

사장님 말씀이 계시겠습니다. (X) → 사장님께서 말씀하시겠습니다. (O)

부사장님실(X) → 부사장실(O)

 

또한 문서에서 상급자에 대한 존칭은 생략해야 하며, 당사자가 참석한 자리에서 지시를 전달할 때는 ‘님’ 자를 붙입니다.

(문서에서) 차장님 제안(X) → 차장 제안(O)

​(당사자가 참석했을 때) “전무님 지시사항을 말씀 드리겠습니다.” 

 

지금까지 신입사원이 알아야 할 기본 비즈니스 매너 중 인사법과 호칭에 대해서 알아보았습니다. 회사 생활에서는 다양한 상황들이 있기 때문에, 그에 맞는 적절한 매너를 유연하게 적용할 필요가 있다는 점을 기억해야 합니다.

 

매뉴얼에 없는 상황에 직면할 때 마다 아무도 알려주지 않아서 몰랐다고 불평하기보다는 직장인이 된 만큼 그에 어울리는 매너를 갖추도록 스스로 찾아보고 익히는 노력이 중요할 것 같습니다. 그러다 보면 상사, 동료, 후배 모두가 인정하고 함께 일하고 싶어하는 멋진 사람이 되어 있을 겁니다.

 

[신입사원을 위한 Tip #2] 전화예절, 상석 편

 

 

지난 시간에는 신입사원이 알아야 할 기본 비즈니스 매너로 인사와 호칭에 대해 알아봤습니다. 하지만 회사생활에선 인사와 호칭 외에도 알아야 할 비즈니스 매너가 한두 가지가 아니죠. 오늘은 ‘전화예절’과 ‘상석’에 대해 알려드리겠습니다.

 

 

한 마디를 들으면 인격을 안다, 전화예절

 

업무를 하면서 이메일과 함께 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 수단이 전화입니다. 이메일에 비해 전화는 실시간으로 대화를 주고받을 수 있어 좀더 친숙하게 여겨지지만 상대방의 얼굴을 직접 보지 않고 대화하기 때문에 자칫 소홀하게 대응할 수 있습니다. 특히 외부 고객에게 걸려온 전화를 잘못 대응할 경우 회사 전체의 이미지를 실추시킬 수도 있기 때문에 전화예절은 무척 중요한 비즈니스 매너 중 하나입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

■ 전화를 받을 때

 

 

 

 

 

기본적으로 전화는 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 전화를 받을 때는 명확한 발음과 상냥한 목소리로 인사하되 이때 소속과 성명을 함께 밝혀주시면 됩니다. “네”, “여보세요” 또는 성명을 밝히지 않고 “OO팀입니다”라고 전화 받는 것은 적절하지 않습니다.

 

 

 

만약 상대방이 시간이나 전화번호 같은 숫자나 고유 명사를 말할 때는 메모를 한 후 상대방에게 다시 한 번 확인한다면 보다 정확한 커뮤니케이션이 되겠죠? 담당자가 부재 중인 경우에는 부재 중인 이유를 설명하고 전화 걸어온 사람의 소속, 이름, 전화번호, 용무를 메모해서 전달해야 합니다.

끊을 때는 다시 한번 상냥한 목소리로 마무리 인사까지 하는 것을 잊지 말아야 합니다.

 

 

 

 

■ 전화를 걸 때

 

 

 

 

 

전화를 걸 때는 상대방이 통화하기에 적절한 시간인지 판단하는 것이 필요합니다. 또한 용건을 미리 정리해 메모하고, 필요한 서류나 자료를 미리 준비하는 것이 좋습니다. 통화가 연결 되면 먼저 자신의 이름과 소속을 밝힌 후 상대방을 확인하며 다른 사람이 받았을 경우에는 “죄송하지만, OO팀 OOO 차장님 부탁합니다.”라고 정중히 이야기하시면 됩니다. 이때 자신을 밝히지 않고 다짜고짜 용건부터 이야기하는 것은 금물입니다. 용건은 명확하고 간결하게 이야기한 후 통화를 끊을 때도 정중한 인사로 마무리해야 합니다.

 

 

자신에게 온 전화가 아니더라도 끝까지 매너를 지켜주세요!

 

– 수화기를 넘기면 끝?

부서 내 다른 사람에게 수화기를 넘겼다고 하더라도 전화 통화를 할 때는 주변의 소리가 함께 들리기 때문에 불필요한 이야기나 무분별한 농담을 하여 회사 이미지를 실추하지 않도록 주의합니다.

통화 도중 내부 사람과 다른 말을 해야 할 경우에도, 송화기를 막고 조심스럽게 대화하는 것이 바람직합니다.

 

– 잘못 걸려온 전화는?

잘못 걸려온 전화를 받았을 경우 불쾌한 듯 퉁명스럽게 끊지 말고 친절하게 대응하는 것이 필요합니다.

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도대체 어디에 앉아야 하는 걸까? 상석 매너

 

 

김 사원이 신입사원으로서 준비한 첫 회식 자리. 식당과 메뉴도 고심 끝에 정하고 여러 가지 소품을 이용한 재미 있는 게임까지 준비했습니다. 팀원들이 하나 둘 도착하고 김 사원도 자리를 잡고 앉았습니다. 드디어 팀장님 도착! 열심히 준비한 자신의 노력을 칭찬해 주실 줄 알았던 김 사원의 기대와 달리 굳은 표정의 팀장님이 가장 먼저 하신 말… “자리 배치가 왜 이래요?”  

능력 있는 인재도 부적절한 비즈니스 매너로 평가절하되고 인정받지 못하는 경우가 생길 수 있습니다. 특히 상석은 내외부 VIP를 응대할 때 활용될 경우가 많으니 꼭 익혀둘 필요가 있습니다.

 

 ■ 좌석 배치

 

윗사람을 모실 때 알아야 할 상석 매너는 식당 테이블에만 한정되는 것이 아니라 회의실, 자동차 같은 다양한 공간에 적용됩니다. 때문에 신입사원은 상사가 앉는 자리를 먼저 파악하는 것이 좋습니다.

일반적으로 실내에서는 출입구 쪽이 하위석이며 출입구에서 먼 쪽이 상석입니다. 공간 내에 발표를 위한 스크린이 있고, 발표나 보고를 하는 자리라면 스크린을 마주보는 쪽이 상석이 되지요.

 

 

 

 

 

 

주의해야 할 점은 상석은 항상 고정되어 있는 것이 아니라는 점인데요. 만약 바깥 경치가 보이는 큰 창문이 있는 경우에는 전망이 가장 좋은 곳이 상석이고 그 반대쪽이 하위석이 됩니다. 야간에는 밖의 전망이 안 보이기 때문에 전망을 볼 수 있는지의 여부가 큰 의미가 없어지겠지요. 이렇게 상석은 장소에 따라 변경된다는 점을 숙지해야 합니다.

 

 

 

 ■ 엘리베이터 탑승 시

 

 

 

 

엘리베이터에서는 문을 바라보고 섰을 때 조작버튼의 대각선 안쪽(그림의 경우 안쪽 오른편)이 상석입니다. 엘리베이터를 함께 탄다면 먼저 탑승해 상급자가 탈 때까지 열림 버튼을 누르고 있으며, 내릴 때는 상급자가 먼저 내릴 수 있도록 배려하는 것이 좋습니다.

 

문을 여닫을 때도 매너가 있어요

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– 여닫이문의 경우

 

문이 있을 때는 상급자가 문고리를 잡지 않게 하는 것이 원칙입니다. 당기는 문일 경우에는 문을 열고 상급자가 먼저 들어가게 하며, 밀어서 여는 문은 먼저 문을 밀고 들어가 상급자가 들어온 것을 확인한 후 닫아주시면 됩니다.

 

 

 

– 회전문의 경우

 

자동문은 상급자를 먼저 들어가게 하며 수동문은 문을 밀어 상급자가 뒤따르도록 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ■ 자동차 승차 시

 

운전기사가 있는 차를 탈 때는 승하차가 편리한 조수석 뒷자리가 최상석입니다. 그리고 그 옆이 2석, 조수석이 3석, 뒷자리 가운데가 4석이 되는데요. 만약 뒤에 3명이 타게 될 경우 여성은 가운데에 앉지 않도록 배려합니다. 상급자가 직접 운전할 경우 운전자 옆 좌석이 최상석이 됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

지금까지 회사에서 지켜야 할 기본 전화예절과 상석에 대해 알아봤습니다. ‘매너가 사람을 만든다’라는 말이 있듯이 예의와 격식을 차리는 것은 타인이 자신의 이미지를 긍정적으로 떠올릴 수 있도록 만드는 것입니다.

신입사원에게는 아직 비즈니스 매너가 어색하고 낯설겠지만, 하나하나 자신의 몸에 배도록 습관화한다면 언제 어디서든 사랑 받는 신입사원이 될 수 있을 것입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[신입사원을 위한 Tip #3] 비즈니스 미팅 상황에서의 악수/명함 교환 매너 

 

 

신입사원이 되어 회사에서 자신의 이름과 소속이 새겨진 명함을 받게 되면 괜히 기분이 들뜨게 됩니다. 하지만 처음으로 비즈니스 미팅에 나가면 정작 상대방에게 어떻게 명함을 건네야 하는지, 또 어떻게 받아야 하는지 몰라 당황하기 마련입니다. 명함을 주고 받고, 악수를 하는 행위는 비교적 단순한 일이지만 비즈니스 미팅에서 첫인상을 결정하는 중요한 상황입니다. 신입사원이 알아야 할 기본 비즈니스 매너, 이와 관련된 매너에 대해 알아보겠습니다.

 

 

비즈니스 만남의 첫 스킨십, 악수 매너

 

 

 

 

보편적인 비즈니스 인사로 사용되는 악수. 악수의 유래에 관해서는 다양한 설이 있지만, 상대방과 우호적인 관계를 맺고 싶다는 뜻으로 무기가 없다는 것을 보여주며 손을 내미는 것에서 시작되었다는 것이 일반적입니다.

 

 

올바른 악수법

 

 

① 자리에서 일어섭니다.

② 상대방의 눈을 마주보며 미소를 짓습니다.

③ 간단한 인사말과 자신을 소개하며 엄지를 세우고 비스듬히 오른손을 내밉니다.

④ 적당한 힘으로 잡고 2~3회 흔들어 주세요.

 

일반적으로 악수는 오른손으로 하는 것이 원칙입니다. 만약 오른손에 짐이 있다면 왼손으로 옮기거나 바닥에 내려두고 악수하면 됩니다. 또 손에 땀이 났을 경우에는 미리 손수건으로 살짝 닦고 하는 것이 좋습니다. 아래 그림은 잘못된 악수 사례들을 보여주고 있습니다. 형식적으로 손끝만 잡거나, 상대방의 손을 너무 강하게 잡으면 결례가 될 수 있으니 주의해야 합니다.

 

 

잘못된 악수 종류

 

 

 

 

 

1. 죽은 생선(Dead Fish) 악수

힘없이 하는 악수는 상대방에 대한 무관심의 표현 또는 나약한 사람으로 보일 수 있습니다.

 

2. 바이스(Vice) 악수

상대의 손을 무척 세게 잡는 악수로 자신의 힘을 과시하는 느낌을 줄 수 있습니다.

 

3. 손가락 끝만 잡는 악수

손가락 끝만 세게 잡는 악수는 상대방을 얕잡아보는 인상을, 손가락 끝만 살짝 잡는 악수는 상대방에게 적극적이지 못하다는 인상을 남길 수 있습니다.

 

4. 두 손으로 잡는 악수

친밀한 경우에는 크게 문제 되지 않지만 다른 한 손이 상대방의 손 위에 올라가지 않도록 주의해 주세요.

 

많은 분들이 악수는, 단순히 서로 손을 잡고 인사하는 행위로만 생각하지만, 악수에도 예절이 있습니다. 일반적으로 악수를 할 때 청하는 기준은 손윗사람이 손아랫사람에게, 상급자가 하급자에게, 여성이 남성에게, 고객이 직원에게 먼저 청하는 것이 기본입니다. 악수를 할 때는 상대방의 눈을 보면서 밝은 얼굴로 인사말과 함께하는 것이 올바른 방법인데요. 상대방에게 손을 건넬 때는 엄지를 세우고 비스듬하게 오른손을 내밀며 악수하는 것이 바람직한 방법입니다.

 

올바른 악수 방법을 알아봤다면 올바른 ‘자세’ 또한 숙지해야 합니다. 악수는 수평적 의미를 지닌 서양식 인사로 허리를 펴고 대등하게 하는 것이 올바른 방식입니다.

 

하지만 종종 외교관, 기업인, 정상 간의 악수가 국제적으로 많은 논란을 가져오기도 합니다. 악수가 수평적 인사라고 해도 한 손을 주머니에 넣은 채로 상대방과 악수를 하는 것에 대해 외교적 결례라고 지적받기도 합니다. 악수를 하면서 상대방에게 허리를 많이 굽힌 경우에는 지나친 저자세라는 비판을 받기도 하고 상대방을 존중한 외교적 의례였다는 평가를 받기도 합니다.(참고로 각국의 정상이나 왕족을 대하는 경우에는 머리를 숙이는 것이 적절합니다.)

 

아무래도 서양 문화에서 시작된 악수법이 동양의 문화와 만나게 되면서 나타날 수 밖에 없는 현상 같습니다. 우리나라도 문화적 특성 때문에, 손윗사람이나 상급자와의 악수 시에 허리를 펴고 대등하게 하는 것이 아무래도 어색하게 느껴지는 것이 사실입니다. 모든 상황에서 허리를 펴고 대등하게 하는 악수법이 정답이라고 얘기하긴 어려울 수 있으나, 결국 ‘악수를 할 때 눈빛, 표정, 전체적인 몸동작에서 상대방에 대한 배려가 드러나게 해야 한다‘는 것이 중요한 포인트인 것 같습니다.

 

 

내 얼굴을 건넵니다, 명함 매너

 

 

 

 

명함은 비즈니스 만남에서 짧은 시간에 서로에 대한 정보를 교환하기 위한 수단일 뿐 아니라, 나아가서는 명함 주인과 회사의 이미지까지 결정하는 ‘제2의 얼굴’입니다. 그래서 세련되고 올바른 매너로 상대방에게 좋은 이미지를 남기는 것이 중요합니다.

 

■ 명함을 건넬 때

 

– 깨끗하고 올바른 정보의 명함을 준비합니다.

– 충분한 수의 명함을 명함지갑에 보관하거나, 남성은 상의 안주머니/여성은 핸드백에 보관합니다.

– 자신의 소속과 이름을 밝히며 두 손으로 명함의 여백을 잡고, 상대가 읽을 수 있는 방향으로 전달합니다. 명함은 선 자세로 가슴 높이에서 건네도록 합니다.

– 상급자와 함께 있을 때는 상급자가 먼저 명함을 건넨 다음에 건넵니다.

– 명함을 동시에 주고받을 때는 오른손으로 주고 왼손으로 받은 후, 바로 오른손으로 받쳐듭니다.

 

 

 

 

 

■ 명함을 받을 때

 

– 선 자세로 간단한 목례와 함께 두 손으로 받습니다.

– 명함을 받은 후, 상대방의 이름이나 직위 등을 소리 내어 확인하며, 읽기 어려운 한자나 외국어 발음이 있을 경우에는 정중히 물어서 확인합니다.

– 명함을 받은 직후 바로 명함을 집어넣지 않습니다. 서 있는 경우에는 잠시 들고 이야기를 나누거나, 회의를 할 때에는 테이블 위에 반듯하게 올려두고 참고해가며 이야기를 나눕니다.​

 

 

 

명함 교환 SOS! 당황하지 마세요.

 

– 여러 사람과 명함을 교환할 때 손이 모자란다면? 받은 명함에 새로 받은 명함을 겹쳐도 결례가 되지 않습니다.

– 명함이 없을 때는? 명함은 늘 넉넉하게 준비해야 하지만 만약 명함이 모자라거나 가져오지 못한 경우에는 일단 정중히 양해를 구하고, 깨끗한 종이에 이름, 연락처, 회사명 등을 적어서 전달합니다.

– 명함에 메모를 할 때는? 명함을 교환한 날짜/상황, 상대방의 성별/연령/취미 등의 정보를 적어두면 나중에 참고할 수 있어 유용한데요. 상대방 앞에서 명함에 메모하는 것은 큰 결례랍니다.

메모는 상대방이 자리를 뜬 후에 하는 센스를 가져야 합니다.

 

명함을 건네는 순서는 손아랫사람이 손윗사람에게, 하급자가 상급자에게, 남성이 여성에게 먼저 건네는 것이 원칙입니다. 위에서 살펴본 악수를 청하는 순서와는 반대라고 기억하시면 편리합니다. 주의할 점은, 손님과 직원의 경우에는 지위와 관계없이 방문한 사람이 먼저 명함을 건네는 것이 적절하고, 여러 사람에게 명함을 건넬 때는 연장자 또는 상급자에게 먼저 건네도록 합니다.

 

받은 명함은 언제든 쉽게 찾아서 활용할 수 있도록 정리해 두는 것이 좋습니다. 명함 홀더 또는 엑셀파일에 ㄱ,ㄴ,ㄷ 순으로 정리해 두는 것이 예전부터 많이 사용하던 방식인데요. 최근에는 스마트폰 앱을 사용해서 정리하는 방법도 새롭게 등장했습니다. 휴대폰 카메라로 명함을 찍으면 바로 글자를 인식해서 저장이 가능하고, 나중에 검색하기도 쉽다는 장점이 있습니다. 자신에게 맞는 정리법을 찾아서 관리하는 것이 필요합니다.

악수와 명함 교환 매너에 대해 알아보았습니다. 많은 연습을 통해 몸에 익히는 것이 중요합니다. 회사 밖에서 직장인으로서의 ‘나’를 알리는 순간에 실수 없이 프로페셔널한 모습으로 기억되기를 바랍니다.

 

 

[신입사원을 위한 Tip #4] 직위? 직책? 직급?  

 

 

이력서나, 자기소개서를 작성할 때 실수하기 쉬운 표현들이 있습니다. 그것이 바로 직위, 직책, 직급입니다.

직장인이 되기 위해서 최소한 알고 있어야 하며, 역시 사회 초년생들이라면 미리 알아야 하는 용어들에 대해 간단히 살펴보겠습니다.

회사에 따라서는 직위나 직책 등을 사용하지 않는 회사들도 있고, 반대로 모두 사용하는 회사도 있기 때문에 참고하시기 바랍니다.

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1. 직위

가장 익숙한 표현일 수 있으며, 조직 내에서의 서열을 말합니다. 보통 승진 = 직위 상승이라고 할 수 있습니다.

사원 < 대리 < 과장 < 차장 < 부장 < 이사부장 < 이사 < 상무 < 전무 < 부사장 < 사장 < 부회장 < 회장 순으로 이어지는 서열입니다. (회사마다 체계가 다를 수 있습니다.)

 

즉, 직위는 서열을 의미하며 일종의 순서를 의미합니다. 과장, 부장, 차장 이런 것들이 다 직위이며, 승진을 이야기 할 때 적용되는 단어이기도 합니다.

"김과장님 이번에 부장됐어" 는 승진, 직위의 상승을 의미합니다.

 

 

 

 

 

 

2. 직책

단위 조직을 맡아 운영하는 임무를 말합니다. 의사결정, 권한과 책임이 관련되어 있습니다. 팀장, 실장, 사업부장, 부문장, 본부장, CEO, CFO, CIO, COO, CMO, CTO 등을 직책으로 볼 수 있습니다. 승진을 해도 직책은 변함없을 수도 있습니다.

(예. 마케팅팀장인 김과장이 김차장으로 승진을 해서 직책은 여전히 팀장입니다.)

이 때, 직책은 같더라도 직위가 다른 경우도 있을 수 있습니다. 남자들이 군대에서 분대장 경험이 있을 때에 병장도 분대장을 할 수 있고, 상병도 분대장을 할 수 있는 것을 생각할 수 있습니다.

 

즉, 직책은 한마디로 책임과 권한에 관련되어 있습니다.

"김과장님 이번에 영업팀 팀장으로 발령났어" 는 승진이 아니라 직책을 부여 받은 것입니다.

"김과장님 이번에 18호봉에서 19호봉 됐어" 는 직급 상승입니다. 직위상승(승진)도 아니고 직책을 부여받은 것도 아닙니다.

 

 

 

 

3. 직급

연공서열과 관련되어 있습니다. 조직마다 그 체계가 천자만별이지만 "3급 15호봉"처럼 그 조직의 어느 정도 기간 근무했는지를 짐작할 수 있게 해줍니다. 보통 비슷한 직위를 묶어 분류한 그룹으로 직위와 함께 맞물려 사용합니다. (예. 3급 7호봉, 5급, 6급 또는 대리 4호봉, 부장 3호봉 등) 최근에는 대부분의 조직에서는 연공서열방식을 채택하고 있지 않습니다.

 

즉, 직급은 회사 내부적으로 문서상 또는 행정상 쓰는 단어라고 생각할 수 있습니다. .

"나랑 홍길동은 같은 대리지만 홍길동이 나보다 늦게 들어왔어. 급이 달라 급이." 즉, 몇 급 몇 호봉과 같이 내부적으로 필요에 의해 구분하기 위해 '급'을 구분해 놓은 것입니다.

"김과장님 이번에 18호봉에서 19호봉 됐어"는 직급상승을 의미합니다.

 

 

 

4. 주의할 점

 

1) 경력자가 이력서를 작성할 경우 통상적으로 직위와 직책을 함께 작성하면 됩니다.

예를 들어 마케팅 팀장 (과장) 혹은 디자인 실장 (차장) 이라고 명기할 수 있습니다.

 

2) 동일 직책에 다른 직위를 가진 경우에는 유의할 사항이 있습니다.

같은 직책이더라도 상위 직위를 가지고 있으면 상위 직위로 불러 주는 것이 바람직합니다.

예를 들어 어느 회사가 대부분 차장이 팀장인 경우가 많다고 하면, 차장인 팀장에게는 대부분 "홍길동 팀장님"이라고 부르면 됩니다. 그러나 부장인 팀장에게는 "홍길동 부장님"이라고 부르는 것이 예의입니다.

이유는 간단합니다. 그렇게 불러주는 것이 사람이 기분이 좋기 때문입니다.

 

3) 상위 직책자 앞에서 하위 직책자의 이름을 언급하는 경우도 유의해야 합니다.

 

 

내가 과장이고 내 위에 팀장이 있고 본부장에게 보고하는 경우가 있다고 하면 이럴 때 본부장에게 "홍길동 팀장님이 오늘 몸이 아파서 못나오셨습니다." 라고 하는 표현은 주의해야 합니다.  

"홍길동 팀장이 오늘 몸이 아파서 못나왔습니다." 라고 말하는 것이 좋습니다. 비록 나보다 상위 직책자라도 더 높은 상위 직책자 앞에서는 존대를 빼는 것이 좋습니다.

이를 압존법 이라고 하며, 국립국어원의 표준화법에는 압존법을 사용하지 않도록 하고 있습니다. 그러나 아직도 많은 회사에서 상사를 대할 때 압존법을 일반적으로 사용하는 경우가 많으나 회사와 상사에 따라 다르게 적용될 수 있습니다.

군대에서 일병인 내가 중대장에게 "홍길동 병장님이 하라고 했지 말입니다."라고 말하면 혼이 납니다. 특히, 여자 신입사원의 경우는 다소 이해하기 힘들 수 있는데 반드시 기억 하는 것이 좋습니다.

 

4) 외국회사나 International Company의 경우 직위, 직책, 직급에 대한 구분이 없다고 볼 수 있습니다.

 

 

 

*C레벨 임원(CxO)

CEO는 명실공히 경영을 책임지는 최고경영자입니다. 그리고 최상위 직급의 임원들은 대개 C자가 붙은 사람들입니다. CFO(최고재무책임자)나 COO(최고운영책임자), CTO(최고기술책임자) 같은 사람들은 명실공히 기업의 핵심임원진이라고 생각할 수 있습니다.

이들은 보통 Executive Vice President나 Senior Vice President의 직급이고, 아주 큰 회사의 경우 CEO가 있고 그 아래 부문별로 최고임원이 President급이 되기도 합니다.

 

 

*VP(Vice President), GM(General Manager)

그 다음 직급은 Vice President나 General Manager입니다. VP는 한국어로 번역하면 ‘부사장’이라서 대단히 높은 직급인 것 같은 생각이 듭니다. 한국직장에서 부사장은 보통 1명이며 말 그대로 사장에 이어서 넘버2라는 인상을 주기 때문입니다.  하지만 한국에서 생각하는 부사장은 위에 소개한 Executive VP급이며 미국회사에서 그냥 일반 VP는 여러 명이 있는 경우가 많습니다. 임원의 첫 단계 정도로 생각할 수 있겠습니다.

(월스트리트의 대표적인 금융회사인 골드만삭스에는 1만3천명의 VP가 있다고 한다. 전체 직원의 40%다.)

 

 

*Director

디렉터는 임원 바로 아래 단계이고, 한국식으로 생각하면 ‘부장’정도로 생각할 수 있습니다. 임원 바로 아래 단계로 각 부서를 담당하는 중요한 관리자들이며 보통 디렉터 앞에 Senior를 붙여서 한 단계를 더 만드는 경우도 있습니다.

 

 

*Manager

보통 관리자가 되는 첫 단계의 직급이 매니저이고 역시 매니저 앞에 Senior를 붙여서 한 단계를 더 만들기도 합니다.

 

 

*Associate, Analyst

평직원은 보통 어소시에이트나 애널리스트 정도의 타이틀을 붙이고 직장 생활을 시작하며 한 단계 승진하면 Senior Associate나 혹은 매니저가 됩니다.

 

보통 평범한 외국회사(특히 미국회사)는 대략 이 정도로 생각할 수 있습니다. 회사에 따라 디렉터, 매니저 등에 Deputy, Senior, Junior, Associate, Chief, Lead, Assistant 등의 표현을 통해 미세한 조정을 하는 정도의 차이가 있습니다.

하지만 위의 경우는 일반적인 경우고 회사와 업종에 따라 정말 타이틀은 천차만별입니다.

 

 

직함보다는 자연스럽게 이름을 부르는 직장 문화

어쨌든 미국직장인들도 직장에서의 타이틀에 신경을 쓰긴 합니다. 타이틀이 바뀌면 승진을 하는 것이고 그에 걸맞은 연봉인상이 뒤따르기 때문입니다. 하지만 회사별로 타이틀이 천차만별이고 서로를 부를 때 그냥 이름, 즉 퍼스트네임으로 부르기 때문에 한국직장인들처럼 직함을 민감하게 생각하지는 않는 편입니다.

 

한국처럼 반드시 직함을 뒤에 붙여서 “김부장님”, “박상무님”, “이대리님” 이런 식으로 부르는 경우가 미국직장에서는 거의 찾아볼 수 없습니다.

사장부터 평직원까지 모두 톰, 지미, 제인 등 이름으로 부르고 이메일에도 “Hi Tom”하는 식으로 시작합니다.

거래처 사람과 대화하거나 이메일을 주고 받을 때도 마찬가지이기 때문에 직장 동료나 거래처사람의 정확한 직함을 모르는 경우도 많습니다.